Lo que debe hacer el organizador de la reunión antes de la reunión
Identificar objetivos claros
Establecer una agenda y compartirla con antelación
Proporcionar materiales de lectura previa
Invitar a las partes interesadas, expertos en la materia y a los responsables de la toma de decisiones.
En el caso de las reuniones virtuales, proporcionar enlaces correctos, números de llamada, contraseñas y probar las herramientas de colaboración virtual de antemano.
Lo que deben hacer los participantes de la reunión antes de la reunión
Entender el propósito y el papel en la reunión.
Prepararse adecuadamente, leer la agenda y los materiales de la reunión.
Lo que debe hacer el organizador de la reunión durante la reunión
Iniciar la reunión a tiempo
Mantener el orden del día y ayudar activamente
Hacer que la reunión sea tan breve como sea posible
Cuando termine la reunión, determinar los siguientes pasos y asignarlos a las partes apropiadas con plazos.
Recapitular los puntos clave del debate para garantizar que todo el mundo avanza en la misma dirección.
Lo que deben hacer los participantes de la reunión durante la reunión
Llegar a tiempo
Implicarse: escuchar, reflexionar, y contribuir, pero ser breve y conciso.
Concentrarse: resistir la tentación de hacer varias cosas a la vez.
Lo que debe hacer el organizador de la reunión después de la reunión
Proporcionar notas de la reunión a todos los asistentes en las que se resuma la información clave que se ha tratado, las decisiones que se han tomado, los próximos pasos y los responsables de hacer el seguimiento.
Valorar la posibilidad de pedir a los participantes que rellenen un formulario de evaluación de la reunión para poder juzgar la reunión y mejorar si es necesario.
Lo que deben hacer los participantes de la reunión después de la reunión
Leer las notas de la reunión.
Seguir las acciones de las que se sea responsable
Rellenar un formulario de evaluación de la reunión si se solicita".